كيف تركز فريقك على المهام الإنتاجية


Image credit: Jacob Lund / Shutterstock

لقد دخلنا عالمًا حيث ستظل المواهب نادرة دائمًا. يجب أن تكون إحدى أولوياتك الأعلى لعام 2019 هي وضع خطة محددة لتحديد الأنشطة التي لن يقوم بها الموظفون في عام 2020 والقضاء عليها ، حتى تتمكن أفضل المواهب الخاصة بك من التركيز على الأشياء المهمة.

سعيد 2019! ربما تم إغراقك بمقالات عن أهم الاتجاهات والتوقعات لعام 2019. أعتقد أن ظروف العمل قد تطورت إلى عالم من النقص الدائم في المواهب. ومع تزايد النشاط التجاري الرقمي ، يزداد الطلب على المبرمجين المهرة. يجب أن تستثمر في جذب المواهب ذات المستوى العالمي والاحتفاظ بها ، ولكنها ستزداد صعوبة.

لذلك ، في عام 2019 ، يجب عليك أيضا الاستثمار في ضمان أن موهبتك الحالية تقوم بما قمت بتوظيفه من أجله. أي شيء آخر هو مضيعة لمواردك. ومع ذلك ، فإن قلة من القادة التنظيميين يأخذون في الواقع الوقت الكافي لكتابة خطة تحدد بوضوح وتستهدف الأنشطة التي لن تقوم بها في هذا الوقت من عام 2020. على الرغم من أن ذلك يبدو بديهياً ، إلا أن معرفة كيفية عمل أقل يجب أن تكون واحدة من أعلى الأولويات في عام 2019. كيف ينبغي أن تذهب نحو "أقل من ذلك؟"

ابدأ بعملياتك اليومية

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن العمليات اليومية هي المكان الذي يقضي فيه الموظفون معظم وقتهم. انظر حولك في الأنشطة اليومية الروتينية التي يؤديها الموظفون. أضمن أنك ستجد عشرات الفرص لتغيير ما يفعله الموظفون كل يوم. فيما يلي ثلاث مجالات يجب وضعها في الاعتبار:

1. القضاء على المهام غير الضرورية

من الواضح أنه إذا كان بإمكانك التوقف تمامًا عن القيام بأنشطة محددة ، فهذا أمر سهل. ومع ذلك ، آمل أن يعمل موظفوك بشكل أساسي على الأمور الضرورية للنشاط التجاري ولا توجد العديد من الأنشطة التي يجب إزالتها.

2. تعهيد المهام غير الأساسية

تعهيد الأنشطة غير الأساسية عندما يكون ذلك ممكنًا. من المرجح ألا تكون إدارة الفوائد ودعم مكتب المساعدة في تكنولوجيا المعلومات من الأنشطة التي تميز منتجاتك للعملاء. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، ففكر في الاستعانة بمصادر خارجية في بعض هذه المهام حتى تتمكن من تحرير الأشخاص للعمل على الأشياء المهمة.

3. الاستثمار في أتمتة العمليات

أجهزة الكمبيوتر هي الفوز في Jeopardy ، تشخيص الأمراض وقيادة السيارات. مع العمليات الأساسية الآلية ، يمكنك أن تدفع 50 في المائة أو تخفيضات أكبر في التكاليف. والأهم من ذلك ، أنك ستتخلى عن الممارسات التجارية القديمة ، والموظفين الأحرار من المهام اليدوية والمملة ، وتسمح لهم بالتركيز على العمل الذي يهم.

استخدم حالات

بمجرد فحصك لعملياتك ، من السهل عادةً العثور على الفرص التي تعمل فيها أتمتة العمليات التجارية على تقليل العمل وتوفير الوقت. في ما يلي بعض الأمثلة من العملاء الذين عملت معهم:

  1. وجدت مدرسة مقاطعة K-12 أن المعلمين يضيع الوقت يطارد المشرفين للحصول على الموافقات. على سبيل المثال ، العثور على موافقة لرحلة مجدولة أو طلب شراء. وقد أدى حل تلقائي غير مكلف إلى القضاء على هذه الخطوة التي تستغرق الكثير من الوقت ، ويقضي المعلمون الآن المزيد من وقتهم في التدريس.

  2. ورقمت الممارسة الطبية أشكال الاستيعاب الأكثر شيوعًا للمريض. الآن ، المرضى يكملون المعلومات إلكترونياً. لم يعد على موظفي المكتب التحقق من وجود أخطاء ، ويكتسب الأطباء أهمية كبيرة من 2 إلى 4 ساعات في الأسبوع لأنهم لا ينتظرون العمل الورقي. وهذا يعني أن الأطباء يقضون المزيد من الوقت في رعاية المرضى.

  3. في مقدم خدمة العيش المستقل ، نمت حزمة الإيجار الجديدة إلى 40 بندًا بسبب المتطلبات التنظيمية. استغرق الأمر عدة ساعات حتى يكتمل ، وكان على موظفي الموارد البشرية التحقق من كل شيء مرة أخرى ، وإعادة إدخال البيانات في أنظمة وملف نماذج W-4 و I-9. خفضت العملية الإلكترونية هذا إلى 30 دقيقة فقط. الآن ، يركز الموارد البشرية على جعل التوظيف الجديد منتجا.

  4. وجدت شركة إنشاءات أن أوامر الشراء استغرقت فترات زمنية طويلة. ذلك لأن الأشخاص استخدموا أرقام أجزاء أو أسعار وحدات غير صحيحة – وهي معلومات متوفرة إلكترونيًا في SQL. لديهم الآن عملية PO الآلي الذي يتصل بـ SQL ، يملأها ويزيل الأخطاء. ونتيجة لذلك ، لا ينتظر الموظفون الحصول على قطع الغيار والمشروعات بشكل أسرع.

تبدو مألوفة؟ لقد رأيت أمثلة كهذه في كل مكان ، وربما لا تكون مؤسستك استثناءً. أعلم أيضًا أنه من المستحيل تغيير ما لم تكن أنت ، بصفتك قائدًا تنظيميًا ، هذه أولوية صريحة.

أدوات بسيطة وغير مكلفة متوفرة بالفعل

تجعل برمجيات سير العمل الحديثة عملية الأتمتة في متناول الجميع. لقد كتبت بالفعل عن منصات بصرية ذات رموز منخفضة تجعل من السهل أتمتة دون الاستعانة بمبرمجين باهظين. ليس هناك سبب للانتظار وأنت مدين لك بنفسك لتبدأ اليوم.

استنتاج

إن الحرب من أجل المواهب حقيقية ودائمة – سيكون الفائزون هم تلك المنظمات التي يمكن أن تجذب ، وتحافظ وتستفيد إلى أقصى حد من المواهب المتاحة لهم. توقف عن إضاعة وقت الموظف في العمليات اليدوية باستخدام الحلول البديلة.

إن أتمتة العمليات باستخدام منصة حديثة ومرئية من الممكن أن تكون أداة لتغيير قواعد اللعبة لمؤسستك. إذا كنت ذكيًا ، فأنت ستعيد استثمار المدخرات في مبادرات رقمية حتى تتمكن من الاستمرار في جني فوائد التحول الرقمي.

اشيش دشباند

المدير التنفيذي في شركة frevvo Inc. يساعد الشركات على تحقيق الكفاءة التشغيلية من خلال أشكال ديناميكية وأتمتة سير العمل. دكتوراه من جامعة ييل

هل أعجبك هذا المقال؟ اشترك للحصول على المزيد من المحتويات الرائعة.

كن جزءًا من Business.com

عضوا فعلا؟
تسجيل الدخول.

نحن نحب أن نسمع صوتك! تسجيل الدخول للتعليق.